Банкова синхронизация и импорт на банкови сметки
Тази секция ви позволява да синхронизирате и импортирате банкова сметка.
Автоматична синхронизация на сметките
Тази секция на платформата ви дава възможност да синхронизирате и импортирате автоматично банкова сметка и транзакциите.
Ето как да процедирате:
- Отидете в секция „Финанси“, „Банков импорт“. Кликнете върху бутона „Нов импорт“ или „Нова синхронизация“.
- Изберете собственика и периода на синхронизация (30, 60, 90 дни).
- Ще бъдете пренасочени към нова страница, където можете да въведете вашите банкови идентификационни данни и да се свържете с вашата сметка.
- Следвайте инструкциите, изберете сметките за синхронизиране и потвърдете.
- Можете да управлявате свързаните сметки от секция „Сметки“.
- Транзакциите от свързаните сметки се импортират в секция „Транзакции“.
Съгласуване на транзакциите
Платформата извлича транзакциите ежедневно и ще ги намерите в секция „Транзакции“.
При съвпадение ще видите индикатор вдясно с броя на съвпаденията.
- Зелен индикатор 1 за точно съвпадение. Сумата, датата и ключова дума от импортираната транзакция са идентични с тези на вече съществуващ запис. Благодарение на това ниво на съвпадение можете бързо да потвърдите операцията, без да я редактирате, тъй като цялата информация съвпада напълно.
- Оранжев индикатор 1 за частично съвпадение. Част от информацията съвпада (например сумата и датата), но други детайли, като ключовата дума или референцията, не се разпознават. Тази ситуация изисква ръчна проверка, за да потвърдите, че става дума за същата транзакция, или да нанесете необходимите корекции.
- Сив индикатор 0, ако няма никакво съвпадение. Никакви данни от импортираната транзакция не съответстват на съществуващ запис. В този случай можете или да създадете нов ред в секция „Финанси“, или да пренасочите транзакцията, ако се отнася до елемент, който още не сте записали.
Дадено съвпадение се счита за точно, когато сумата, датите и ключова дума от импортираната транзакция съответстват на вече съществуващ ред във „Финанси“.
Ръчно съгласуване
След импорта можете да съгласувате записите ръчно и да ги добавите в секция „Финанси“, като извършите едно от следните действия:
- Потвърждаване на съвпадение. Когато системата открие сходство между импортираната транзакция и съществуващ „неплатен“ ред в секция „Финанси“, можете веднага да потвърдите съвпадението, за да отбележите плащането като извършено.
- Записване на плащане за съществуващ ред. Ако транзакцията се отнася до разход или приход, който вече е въведен (но не е погасен) във вашето счетоводство, можете да въведете постъплението, за да актуализирате състоянието на плащането му.
- Добавяне на нов ред във „Финанси“. Ако не бъде открито съвпадение, можете ръчно да добавите нов ред в секция „Финанси“, за да отчетете импортираната транзакция.
Когато потвърдите и добавите транзакция във „Финанси“, се появява индикатор Вече добавено. При грешка имате възможност да нулирате транзакциите, които вече са били съгласувани, за да ги обработите отново.
Можете да използвате и свържете една импортирана транзакция с няколко съществуващи реда в секция „Финанси“ (пример: наемателят плаща първия наем и гаранционния депозит с едно-единствено плащане).
Ако сумата, отнесена към дадена фактура, е по-малка от сумата на транзакцията, остатъкът може да бъде използван и свързан с друг ред. Щом цялата сума бъде използвана и свързана, транзакцията ще бъде маркирана като Вече добавено.
Автоматично съгласуване
Когато бъде намерено точно съвпадение за неплатен наем, системата автоматично свързва транзакцията и маркира наема като платен.
Когато даден наем бъде автоматично съгласуван и записан като платен, платформата изпраща и имейл известие до наемодателя.
Пример
Ако януарският наем на даден наемател, например Джон, в размер на 500 €, е още неплатен и вие импортирате банкова транзакция с дата 5 януари, със същата сума (500 €) и с ясно описание като “PAIEMENT JOHN DOE”, системата:
- автоматично разпознава, че става дума за плащането на този наем,
- свързва транзакцията със съответния наем,
- и маркира наема като платен.
За да работи това автоматично съвпадение, е важно сумата и описанието на транзакцията да съответстват на информацията за наема.
Прекъсната връзка със сметка
Случва се понякога синхронизацията да спре да работи.
От съображения за сигурност може да се наложи да се идентифицирате отново и да свържете отново сметката си на всеки три месеца. Това зависи от банката.
Можете също да изтриете сметките и връзката, след което да ги създадете отново.
Чести прекъсвания на връзката със сметката!
При някои банки е възможно да промените честотата на силното удостоверяване от банковото си пространство. Достатъчно е да я настроите на „90 дни“.
Ако систематично се изисква силно удостоверяване, е препоръчително да проверите при вашата банка дали то може да бъде деактивирано.
Изтриване на синхронизирана сметка
Можете да изтриете свързаните сметки от секция „Сметки“, като използвате действията вдясно.
Когато изтриете сметка, системата ще изтрие и транзакциите.
Ръчен импорт
Тази секция позволява да импортирате банково извлечение във формат QIF или OFX и да извършите съгласуване.
- Изтеглете файла, предоставен от вашата банка (във формат QIF или OFX).
- Кликнете върху бутона „Нов импорт“ или „Нов ръчен импорт“.
- Импортирайте файла в Rentila.
След импорта можете да съгласувате записите. Трябва само да проверите данните, да изберете типа на записа, ако е необходимо, и да потвърдите.
