Банкова синхронизация и импорт на банкови сметки
Тази секция ви позволява да синхронизирате и импортирате банкова сметка.
Автоматична синхронизация на сметките
Тази секция на платформата ви дава възможност да синхронизирате и импортирате автоматично банкова сметка и транзакциите.
Ето как да процедирате:
- Отидете в секция „Финанси“, „Банков импорт“. Кликнете върху бутона „Нов импорт“ или „Нова синхронизация“.
- Изберете собственика и полето „Период“ за синхронизация: 30 дни, 60 дни, 90 дни, 180 дни или 12 месеца (по подразбиране 90 дни).
- Ще бъдете пренасочени към нова страница, където можете да въведете вашите банкови идентификационни данни и да се свържете с вашата сметка.
- Следвайте инструкциите, изберете сметките за синхронизиране и потвърдете.
- Можете да управлявате свързаните сметки от секция „Сметки“.
- Транзакциите от свързаните сметки се импортират в секция „Транзакции“.
Съгласуване на транзакциите
Платформата извлича транзакциите ежедневно и ще ги намерите в секция „Транзакции“.
При съвпадение ще видите индикатор вдясно с броя на съвпаденията.
- Зелен индикатор 1 за точно съвпадение. Сумата, датата и ключова дума от импортираната транзакция са идентични с тези на вече съществуващ запис. Благодарение на това ниво на съвпадение можете бързо да потвърдите операцията, без да я редактирате, тъй като цялата информация съвпада напълно.
- Оранжев индикатор 1 за частично съвпадение. Част от информацията съвпада (например сумата и датата), но други детайли, като ключовата дума или референцията, не се разпознават. Тази ситуация изисква ръчна проверка, за да потвърдите, че става дума за същата транзакция, или да нанесете необходимите корекции.
- Сив индикатор 0, ако няма никакво съвпадение. Никакви данни от импортираната транзакция не съответстват на съществуващ запис. В този случай можете или да създадете нов ред в секция „Финанси“, или да пренасочите транзакцията, ако се отнася до елемент, който още не сте записали.
Дадено съвпадение се счита за точно, когато сумата, датите и ключова дума от импортираната транзакция съответстват на вече съществуващ ред във „Финанси“.
Ръчно съгласуване
След импорта можете да съгласувате записите ръчно и да ги добавите в секция „Финанси“, като извършите едно от следните действия:
- Потвърждаване на съвпадение. Когато системата открие сходство между импортираната транзакция и съществуващ „неплатен“ ред в секция „Финанси“, можете веднага да потвърдите съвпадението, за да отбележите плащането като извършено.
- Записване на плащане за съществуващ ред. Ако транзакцията се отнася до разход или приход, който вече е въведен (но не е погасен) във вашето счетоводство, можете да въведете постъплението, за да актуализирате състоянието на плащането му.
- Добавяне на нов ред във „Финанси“. Ако не бъде открито съвпадение, можете ръчно да добавите нов ред в секция „Финанси“, за да отчетете импортираната транзакция.
Когато потвърдите и добавите транзакция във „Финанси“, се появява индикатор Вече добавено. При грешка имате възможност да нулирате транзакциите, които вече са били съгласувани, за да ги обработите отново.
Можете да използвате и свържете една импортирана транзакция с няколко съществуващи реда в секция „Финанси“ (пример: наемателят плаща първия наем и гаранционния депозит с едно-единствено плащане).
Ако сумата, отнесена към дадена фактура, е по-малка от сумата на транзакцията, остатъкът може да бъде използван и свързан с друг ред. Щом цялата сума бъде използвана и свързана, транзакцията ще бъде маркирана като Вече добавено.
Автоматично съгласуване
Когато бъде намерено точно съвпадение за неплатен наем, системата автоматично свързва транзакцията и маркира наема като платен.
Когато даден наем бъде автоматично съгласуван и записан като платен, платформата изпраща и имейл известие до наемодателя.
Пример
Ако януарският наем на даден наемател, например Джон, в размер на 500 €, е още неплатен и вие импортирате банкова транзакция с дата 5 януари, със същата сума (500 €) и с ясно описание като “PAIEMENT JOHN DOE”, системата:
- автоматично разпознава, че става дума за плащането на този наем,
- свързва транзакцията със съответния наем,
- и маркира наема като платен.
За да работи това автоматично съвпадение, е важно сумата и описанието на транзакцията да съответстват на информацията за наема.
Съхранение на транзакциите
Банковите транзакции са работни данни: те служат за съгласуване и не са предназначени да се съхраняват след това.
При синхронизирана сметка избраният за сметката „Период“ определя едновременно какво се импортира и какво се съхранява: по-старите транзакции на тази сметка се изтриват автоматично. Най-дългият срок на съхранение е 12 месеца.
Във всички случаи и независимо от произхода им (синхронизация или ръчен импорт QIF или OFX) транзакциите на повече от 24 месеца се изтриват автоматично.
Счетоводството ви не е засегнато
Това изтриване се отнася само до банковите транзакции. Записите, създадени или погасени във „Финанси“, остават на мястото си: изчезва само връзката към първоначалната банкова транзакция. Не е необходимо повторно съгласуване.
Прекъсната връзка със сметка
Случва се понякога синхронизацията да спре да работи.
От съображения за сигурност може да се наложи да се идентифицирате отново и да свържете отново сметката си на всеки три месеца. Това зависи от банката.
Можете също да изтриете сметките и връзката, след което да ги създадете отново.
Чести прекъсвания на връзката със сметката!
При някои банки е възможно да промените честотата на силното удостоверяване от банковото си пространство. Достатъчно е да я настроите на „90 дни“.
Ако систематично се изисква силно удостоверяване, е препоръчително да проверите при вашата банка дали то може да бъде деактивирано.
Дублирани редове след повторно свързване
След повторно свързване се случва вече импортирани и вече съгласувани операции да се появят отново в секция „Транзакции“ като нови редове. Това става, когато банковата институция ги връща с нови идентификатори: тогава системата не може да ги разпознае като вече познати.
И в този случай записите във „Финанси“ не са засегнати: те остават маркирани като платени и няма нищо за повторно потвърждаване. Достатъчно е да игнорирате или изтриете дублираните редове в секция „Транзакции“.
Изтриване на синхронизирана сметка
Можете да изтриете свързаните сметки от секция „Сметки“, като използвате действията вдясно.
Когато изтриете сметка, системата ще изтрие и транзакциите.
Ръчен импорт
Тази секция позволява да импортирате банково извлечение във формат QIF или OFX и да извършите съгласуване.
- Изтеглете файла, предоставен от вашата банка (във формат QIF или OFX).
- Кликнете върху бутона „Нов импорт“ или „Нов ръчен импорт“.
- Импортирайте файла в Rentila.
След импорта можете да съгласувате записите. Трябва само да проверите данните, да изберете типа на записа, ако е необходимо, и да потвърдите.
