Разписки, фактури и падежни известия

Генериране на наеми

За всеки договор за наем, наемите и известията за плащане се генерират автоматично по подразбираране на 1-во число на месеца, освен ако не е зададено друго. Можете да определите на коя дата да се генерират известието и наемът, като добавите отместване в дни спрямо датата на разписката. Тази опция се настройва в картата на наемното отношение.

Дата на разписката

Датата на разписката (по подразбиране 1-во число) определя наемния период и се настройва в картата на наемното отношение. Например, ако изберете 1-во число, периодът в разписката ще бъде от 1-во до последния ден на текущия месец. Ако изберете 15-то число, периодът ще бъде от 15-то до 14-то число на следващия месец.

Дата на създаване на наема

Датата на генериране на наема определя кога съответният ред ще се появи в раздел Финанси. Например, ако изберете „D-6“, наемът ще бъде генериран 6 дни преди датата на разписката. Тази настройка също се прави в картата на наемното отношение.

Дата на плащане

Датата на плащане в картата на наемното отношение показва кога наемателят трябва да плати наема (по подразбиране 1-во число на месеца). Тази дата се използва, за да се определи дали наемът е просрочен. Системата маркира наема като „Просрочен“ 7 дни след датата на плащане. Например, ако датата на плащане е 6-то число, наемът ще бъде маркиран като „Просрочен“ след 13-то число.

Заглавие на документа: Известие, Квитанция, Разписка

След като наемът бъде маркиран като „Платен“, документът става „Разписка за наем“.

При частично плащане документът ще бъде „Квитанция за плащане“. Този документ може да бъде превърнат в „Разписка“, ако наемодателят въведе плащане, което покрива целия наем, или ако балансът на наемателя е нулев или положителен.

Всеки наем може да бъде в едно от следните състояния:

• Платен: Наемателят е платил наема изцяло.
• В очакване: Наемателят още не е платил, но срокът не е изтекъл.
• Просрочен: Наемателят не е платил и срокът е изтекъл.
• Частично: Платена е само част от наема.
• Неплатен: Наемът не е платен и е малко вероятно да бъде платен в бъдеще.

Наем „предварително“ и „след изтичане на периода“

По подразбиране наемите и известията за плащане се генерират „предварително“, т.е. в началото на периода. Вие решавате кога да въведете плащането и да издадете разписката.

При създаване на наемното отношение можете да изберете и генериране „след изтичане на периода“, т.е. в края на периода.

Можете също да зададете дата за генериране на наема при създаване на наемното отношение като D+X, където X е броят дни. Пример: при дата на разписката 1-во число, която генерира наем за периода 1–31, параметър „D+20“ ще генерира наема 20 дни след началото на периода, т.е. около 21-во число.

Фактура или разписка и номерация

При създаване на наемното отношение, в таб „Разписка“, можете да изберете дали документът да бъде с надпис „Разписка“ или „Фактура“.

Можете да активирате номерация за фактури. Номерацията може да бъде:

• Отделна, уникална за всеки договор за наем;
• Глобална за наемодателя.

Можете също да зададете префикс (например FA23-), след който автоматично ще се добавя брояч.

Ако промените префикса в наемното отношение, броячът ще се нулира и ще започне от 1. Това е полезно, когато променяте префикса всяка година, например FA2023-, FA2024-.

Първа разписка за частичен наем (пропорционално)

Ако договорът започва на дата, различна от 1-во число на месеца, можете да настроите първи частичен наем, който не покрива цял месец.

Имате няколко опции:

• Да го зададете при създаване на наемното отношение, като попълните съответните полета. Частичният наем ще бъде създаден при създаването на договора.
• Ако наемът вече е генериран в раздел „Финанси“, можете да го редактирате, като коригирате датите и сумите.
• Друга опция е да добавите ръчно приход от тип „Наем“ в раздел „Финанси“.

Формула за изчисляване на частичен наем: Месечен наем / Брой дни в месеца × Брой дни на ползване.

Алтернативен адрес върху разписката

По подразбиране адресът на наемателя се взема от адреса на наетия имот, но понякога адресът, който трябва да фигурира в разписката, може да е различен.

За да зададете алтернативен адрес: отидете в раздел „Наемни отношения“, редактирайте съответното наемно отношение, отворете таб „Разписки“, след това изберете „Адрес за разписка“. Отбележете отметката и въведете адреса за кореспонденция на наемателя в съответното поле.

Добавяне на допълнителна сума към наем

Можете да добавяте допълнителни суми към наем. Тези редове могат да бъдат от тип „Наем“ или „Такса/разход“, например почистване, паркинг, данъци и други еднократни плащания.

За целта попълнете информацията в секция „Други такси“. Можете да ги добавите към вече генериран наем в раздел „Финанси“ или при създаване на наемното отношение. Ако ги добавите към наемното отношение, тези плащания ще се появят в договора и във всички свързани разписки и известия за плащане.

Записване на плащане

След като наемът бъде генериран в раздел „Финанси“, можете да запишете едно или няколко плащания – както плащане от наемателя, така и помощи/обезщетения, получени директно. За целта използвайте опцията „Записване на плащане“ от менюто с действия вдясно.

За всяко записано плащане/постъпление можете да въведете следната информация:

• Сума,
• Платец,
• Начин на плащане,
• Дата на постъпване.

Изпращане на разписката и известието за плащане

Поканени наематели, които използват Rentila

Поканените наематели с достъп до Rentila получават автоматично e-mail известие (тази опция може да се активира/деактивира в картата на наемното отношение) веднага щом наемът бъде генериран в раздел „Финанси“. Имейлът съдържа директен линк за изтегляне на документа – известие за плащане или разписка.

След като плащането бъде маркирано като „Платено“ в раздел „Финанси“, можете да изпратите разписката ръчно чрез действието „Изпрати разписката“ вдясно. Системата ще изпрати отново имейла с директния линк за изтегляне на документа.

Наематели без достъп или без e-mail адрес

За наематели без e-mail адрес или които не желаят да приемат поканата, можете да:

• Изтеглите документа (известие за плащане или разписка) в PDF и да го изпратите по имейл чрез вашата поща.
• Изтеглите документа (известие за плащане или разписка) в PDF и да го изпратите по пощата.

Персонализация на разписката и известието за плащане

Можете да персонализирате логото и да добавите подпис от раздел „Моят акаунт“ > „Моят профил“. Ако имате няколко наемодатели в раздел „Мулти-наемодатели“, персонализацията на логото и подписа се прави в профила на всеки наемодател.