Създаване, редактиране или изтриване на наемател
Създаване на наемател
За да добавите наемател, следвайте тези лесни стъпки: отидете в секция „Наематели“, след което кликнете върху „Нов наемател“.
За всеки наемател можете да въведете следната информация:
- Тип на наемателя.
- Име и фамилия или наименование на фирмата.
- Имейл адрес (ако желаете да поканите вашия наемател).
- Адрес и други данни за контакт.
- Професионална информация.
- Информация за поръчителите.
- Банкова информация.
- Възможност за добавяне на документи.
Част от тази информация се използва в предварително попълнените договори.
Импортиране на наематели
Имате възможност да импортирате няколко наематели чрез файл във формат CSV, Excel или Open Office. Използвайте следните шаблони, за да направите импортирането:
Покана към наемателя
Можете да предоставите на своя наемател достъп до софтуера, което ще му позволи да влиза в зоната, запазена за наематели, да изтегля своите разписки и да управлява профила си.
Ако желаете да предоставите достъп на вашия наемател, следвайте тези стъпки:
- Създайте картона на наемателя.
- Въведете имейл адреса на наемателя (по един уникален адрес за всеки наемател) и активирайте поканата.
- Запазете картона на наемателя.
- Наемателят получава покана по имейл.
- Наемателят кликва върху линка от поканата, потвърждава профила си и създава своята парола.
Имайте предвид, че поканата към наемателя не е задължителна и можете да я изпратите по-късно. За всеки наемател в секция „Наематели“ е налично действие „Покани“. Този линк остава активен, докато поканата не бъде приета, след което изчезва.
Когато наемателят има достъп до своята зона, той може да преглежда следната информация:
- Квитанции и известия за падеж
- Данните за контакт на собственика
- Детайлите за неговия наем
- Споделените документи
- Задачите, свързани с наема
- Поддръжката и ремонта, свързани с наема
- Съобщенията между него и собственика
Защо да предоставите достъп до профила на наемателя?
Във връзка с европейския регламент за защита на личните данни (GDPR), в сила от 25 май 2018 г., е важно потребителите, в случая наемателите, да бъдат информирани за начина, по който се използват техните данни. По правило те трябва да дадат съгласие за обработването на данните си, да имат достъп до тях или да имат възможност да се противопоставят.
Ако наемателят поиска достъп, ние сме юридически задължени да му предоставим достъп до платформата.
Наемодателят също така има законово задължение да предоставя определени разходооправдателни документи на своя наемател дори след неговото напускане.
Поръчители
За всеки наемател можете да добавите един или повече поръчители чрез таб „Поръчители“. Информацията за поръчителите се включва в предварително попълнените шаблони на договори, както и в договора за солидарно поръчителство. Данните на поръчителите се записват и в секция „Контакти“.
Редактиране на наемател
Ако желаете да редактирате съществуващ наемател, отидете в секция „Наематели“, кликнете върху действието „Редактиране“ вдясно от съответния наемател, направете необходимите промени и кликнете върху „Запазване“.
Имайте предвид, че промените в името на наемателя ще се прилагат само за бъдещите плащания. Вече генерираните наеми в секция „Финанси“ трябва да бъдат редактирани ръчно, един по един, тъй като те запазват старото име.
Промяна на имейл адреса на свързан наемател
Имейл адресът на свързан наемател, тоест на този, който е приел вашата покана, е неговото потребителско име за вход. Затова полето „Имейл“ в неговия картон е заключено и отбелязано с катинар.
Ако наемателят ви вече няма достъп до този адрес, можете да го замените сами:
- Отворете картона на наемателя: секция „Наематели“, действие „Редактиране“.
- Кликнете върху бутона „Отключи“ вдясно от полето „Имейл“.
- Потвърдете предупреждението: имейлът на наемателя е неговият идентификационен номер, всяка промяна ще актуализира този идентификатор и наемателят ще бъде уведомен.
- Въведете новия адрес и кликнете върху „Запазване“.
Наемателят запазва паролата си и цялата си история: просто влиза с новия адрес. На стария му адрес се изпраща имейл „Промяна на данните за вход“, който го информира за промяната.
Наемателят може да направи тази промяна и сам от своя профил, в данните си за вход.
Преди да промените имейл адреса
Съобщете новия адрес на наемателя си: известието се изпраща на стария му адрес и не посочва новия.
Адресът трябва да остане уникален сред вашите наематели. Ако вече се използва от друг ваш наемател, картонът не може да бъде запазен.
Ако наемателят ви наема със същия адрес и от друг наемодател в Rentila, промяната от вашия профил засяга само вашия картон: двата му наема вече няма да са събрани в едно и също пространство за наемателя.
Изтриване на наемател
За да изтриете наемател, отидете в секция „Наематели“ и кликнете върху действието „Изтриване“ вдясно от съответния наемател.
Ако наемателят е свързан с договор за наем, с протокол за предаване или с инвентар, необходимо е първо да изтриете и тях, след което да изпразните кошчето. В противен случай софтуерът няма да ви позволи да изтриете наемателя.
Имайте предвид, че това действие ще доведе до загуба на историята на този наемател. Затова обикновено е по-добре наемателите да се архивират, вместо да се изтриват.
