Как да създадете приемо-предавателен протокол и инвентаризация на имот при отдаване под наем в България?

Приемо-предавателният протокол и инвентаризацията на имота представляват подробно описание на всички мебели, уреди и елементи в жилището, както и тяхното състояние към момента на предаване на имота. Това е изключително важен документ, който защитава както наемодателя, така и наемателя и е неразделна част от процеса на отдаване под наем в България.
Независимо дали сте собственик на няколко имота, отдавате за първи път апартамента си или управлявате имоти професионално, съставянето на точен и подробен приемо-предавателен протокол е задължителна стъпка, която ви помага да избегнете спорове и да защитите интересите си.

Какво представлява приемо-предавателният протокол

Приемо-предавателният протокол (понякога наричан и „опис“ или „инвентаризация“) е детайлен документ, който описва цялото имущество в имота – мебели, уреди, настилки, стени, осветление, санитарни елементи и общото състояние на всяка част от жилището.

Той се използва при настаняване (check-in) и при напускане (check-out), като двата протокола се сравняват, за да се установят евентуални щети или липси.

Защо приемо-предавателният протокол е важен

Той изпълнява няколко ключови функции:

• Защитава интересите на наемодателя — доказва състоянието на имота преди настаняване.
• Предотвратява спорове — служи като база за сравнение при освобождаване на жилището.
• Позволява коректно удържане от депозита — само при доказани щети.
• Спестява време при смяна на наематели — ясно е какво е било изправно и какво не.

В България, макар законът да не изисква изрично приемо-предавателен протокол, той е стандартна практика и силно се препоръчва при всеки договор за наем.

Как да съставите приемо-предавателен протокол

Протоколът може да бъде съставен от наемодателя и наемателя заедно или от имотен агент. При липса на съгласие може да бъде повикан и съдебен изпълнител (ЧСИ), но това е крайна мярка.

Документът трябва да се изготви в два екземпляра — един за всяка страна. И двата трябва да бъдат подписани на всяка страница. Все по-често протоколите включват снимки или видео.

Кога се изготвя приемо-предавателният протокол

Протоколът се изготвя два пъти:

• При настаняване – при предаване на ключовете и подписване на договора.
• При напускане – в деня, в който наемателят освобождава имота.

И двата документа трябва да са в идентичен формат, за да се сравняват лесно.

Задължителен ли е приемо-предавателният протокол

Не е формално задължителен по закон, но е абсолютно необходим. При евентуален спор или претенции по депозита съдилищата и медиаторите изискват доказателства.
Без протокол доказването на щети е практически невъзможно.

Какво трябва да включва един добър приемо-предавателен протокол

Всичко, което може да бъде повредено, надраскано, счупено, износено или подменено, трябва да бъде описано. Включително общото състояние на имота.

• Стени (пукнатини, петна, пробиви, драскотини)
• Настилки (ламинат, паркет, теракот, мокет)
• Таван и мазилки
• Осветителни тела
• Врати, дръжки, брави
• Прозорци, щори, комарници
• Кухненски шкафове, плотове и оборудване
• Електроуреди (хладилник, фурна, пералня, съдомиялна, котлони)
• Мебели (диван, маси, столове, гардероб, шкафове, легла)
• Санитарни помещения
• Тераси и балкони
• Мазе, таван, гараж (ако са включени)
• Двор и градинско оборудване (ако има)
• Състояние на боята и стенните покрития

Как да се подготвите за изготвяне на протокола

Използвайте шаблон или приложението на Rentila (Web / Android / iOS).
Уговорете оглед с наемателя през деня, когато естествената светлина разкрива всички дефекти.
Уверете се, че има ток, вода и газ (ако е приложимо), за да се тестват уредите.

Нужда от професионална помощ

Макар че протоколът може да бъде съставен и самостоятелно, много собственици предпочитат професионалисти. Те забелязват дребни дефекти, които често се пропускат. Техните протоколи носят по-голяма тежест при спорове.

Все пак вашето участие е важно — никой не познава имота по-добре от вас.

Допълнителни елементи, които е добре да бъдат включени

• Check-in протокол със снимки
• Уговорки за периодични огледи
• Описание на амортизация и износване
• Записване на стари щети
• Марка, модел и сериен номер на всички уреди
• Бележки за особености в имота

Какви доказателства са нужни при спор

• Подписан приемо-предавателен протокол (check-in)
• Подписан протокол при напускане (check-out)
• Снимки и видеа
• Кореспонденция, фактури, разписки
• Договор за наем, който препраща към протоколите

Съвети за финализиране

Приемо-предавателният протокол е ключов документ. Колкото по-подробен е, толкова по-малък е рискът от бъдещи спорове, недоразумения и необосновани претенции.

Често задавани въпроси (FAQ)

Защо приемо-предавателният протокол е важен?

Той доказва състоянието на имота преди настаняване, позволява сравнение при напускане и улеснява доказването на щети. Без протокол наемодателят почти няма шанс да удържи суми от депозита.

Задължителен ли е по закон?

Не е законово изискуем, но е практически необходим. Съдилищата и медиаторите приемат само документирани доказателства — снимки, описания и подписи.

Какво трябва да съдържа добрият приемо-предавателен протокол?

Подробно описание на всички мебели, уреди, стени, настилки, санитарни помещения, осветление, врати, прозорци, както и снимки/видеа. Двете страни подписват документа при настаняване и напускане.

Приемо-предавателен протокол: важните неща, които да запомните

• Приемо-предавателният протокол защитава както наемодателя, така и наемателя — Той е детайлно описание на състоянието и съдържанието на имота в деня на настаняване. Протоколът предотвратява спорове, служи като доказателство при претенции към депозита и осигурява ясна договореност между двете страни. Без него наемодателят почти винаги губи правото на компенсация при щети.
• Протоколите трябва да са подробни, подписани и подкрепени със снимки — Добре изготвеният приемо-предавателен протокол съдържа описания, снимки или видео, марка и сериен номер на уреди, както и отбелязани следи от употреба. И наемодателят, и наемателят трябва да подпишат документа при check-in. Това създава силно доказателство при евентуално оспорване на депозита.
• Необходими са два протокола: при настаняване и при напускане — Изготвя се протокол при приемане на имота (check-in) и втори при връщането му (check-out). Двата документа трябва да са в еднакъв формат, за да се сравняват лесно. Това гарантира обективна оценка на щети, износване и липси.
• Всичко, което може да бъде повредено, трябва да бъде описано — Стени, подове, тавани, осветителни тела, врати, прозорци, уреди, мебели, градински площи, складови помещения – всяко е важно. Дори боята, шкафовете или външните постройки имат значение. Колкото по-точен е списъкът, толкова по-малко недоразумения възникват при напускане.
• Професионалните протоколи намаляват грешките, но участието на наемодателя е ключово — Макар че собственикът може да състави протокола и сам, професионалистите често откриват детайли, които лесно се пропускат. Техните протоколи тежат повече при спорове. Въпреки това, вашето познаване на имота е незаменимо — посочвайте проблемни места и следете точността на информацията.